Nebenjob Datenschutz Leitfaden [2025] - Essentielles Wissen fuer Freiberufler
"Ich verwalte E-Mail-Adressen meiner Kunden im Nebenjob - ist das rechtlich in Ordnung?"
Bei Nebenjobs und freiberuflicher Taetigkeit hat man ueberraschend oft mit Kundendaten zu tun. E-Mail-Marketing, Kundenlisten, Online-Dienste - der Datenschutz betrifft viele Bereiche.
In diesem Artikel erklaeren wir die Grundlagen des Datenschutzrechts und die praktische Umsetzung fuer Nebenjobler und Freiberufler.
DSGVO und Datenschutz
Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) gilt fuer alle, die personenbezogene Daten verarbeiten - auch fuer Einzelunternehmer. Bei Datenlecks bestehen Melde- und Benachrichtigungspflichten.
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Datenschutz-Grundlagen: Gilt auch fuer Nebenjobler?
Das Datenschutzrecht gilt fuer alle, die geschaeftlich personenbezogene Daten verarbeiten. Nicht nur Unternehmen, auch Einzelunternehmer und Freiberufler sind betroffen.
Was sind personenbezogene Daten?
Definition personenbezogener Daten
Informationen ueber eine identifizierte oder identifizierbare natuerliche Person, wie Name, Geburtsdatum oder andere Merkmale, die eine Person identifizieren koennen.
Personenbezogene Daten
- - Name
- - Geburtsdatum
- - Adresse
- - Telefonnummer
- - E-Mail-Adresse
- - Fotos
- - Personalausweis-/Passnummer
- - Sozialversicherungsnummer
Allein keine personenbezogenen Daten
- - Nur Geschlecht
- - Nur Alter
- - Nur Beruf
- - Nur Hobbys
- (Wenn in Kombination mit anderen Daten eine Person identifizierbar ist, gelten sie als personenbezogen)
Situationen mit personenbezogenen Daten im Nebenjob
Online-Dienste betreiben
Bei Mitgliedsregistrierung, Newsletter-Versand, Kontaktformularen usw. werden Kundendaten erfasst.
Kundenauftraege
Bei Verarbeitung von Adresslisten oder Dokumenten mit Kundeninformationen von Auftraggebern.
E-Commerce / Online-Verkauf
Bei Verwaltung von Namen, Adressen und Zahlungsinformationen von Kaeufern.
Beratung / Coaching
Bei Verwaltung von Kontaktdaten und Beratungsinhalten von Klienten.
Datenschutzmassnahmen fuer Nebenjobler
Verarbeitungszweck angeben
Bei der Erhebung personenbezogener Daten muss der Verarbeitungszweck dem Betroffenen mitgeteilt oder veroeffentlicht werden.
Konkrete Massnahmen
- - Datenschutzerklaerung auf der Website veroeffentlichen
- - Zweck bei Formularversand anzeigen
- - Zweck bei Newsletter-Anmeldung angeben
Sicherheitsmassnahmen
Massnahmen zum Schutz vor Datenlecks, Verlust und Beschaedigung personenbezogener Daten sind erforderlich.
Technische Massnahmen
- - Passwortschutz
- - Dateiverschluesselung
- - SSL/TLS-Verschluesselung
- - Virenschutz
- - Zwei-Faktor-Authentifizierung
Physische und organisatorische Massnahmen
- - Dokumente sicher aufbewahren
- - Bildschirmsperre am PC
- - Unnoetige Daten loeschen
- - Zugriffsrechte verwalten
Einschraenkung der Weitergabe an Dritte
Die Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte ohne Einwilligung des Betroffenen ist grundsaetzlich verboten.
Achtung: Die Speicherung bei Cloud-Diensten (Google, AWS etc.) wird oft als "Auftragsverarbeitung" behandelt. Bei auslaendischen Diensten kann es sich um "Uebermittlung in Drittlaender" handeln.
Bearbeitung von Auskunfts-, Berichtigungs- und Loeschantraegen
Bei Antraegen von Betroffenen auf Auskunft, Berichtigung oder Loeschung ihrer gespeicherten Daten muss reagiert werden.
Vorbereitung
- - Kontaktmoeglichkeit in der Datenschutzerklaerung angeben
- - Verfahren zur Identitaetspruefung festlegen
- - Bearbeitungsprozess vorbereiten
So erstellen Sie eine Datenschutzerklaerung
Beim Betrieb von Websites oder Diensten ist eine Datenschutzerklaerung Pflicht. Folgende Punkte sollten enthalten sein:
Inhalte der Datenschutzerklaerung
- 1. Verantwortliche Stelle
Name, Adresse, Kontaktdaten - 2. Art der erhobenen Daten
Name, E-Mail-Adresse, Zahlungsinformationen usw. - 3. Verarbeitungszweck
Diensterbringung, Kontaktaufnahme, Marketing usw. konkret angeben - 4. Weitergabe an Dritte
Falls zutreffend: Bedingungen und Empfaenger - 5. Sicherheitsmassnahmen
Getroffene Datenschutzmassnahmen - 6. Auskunfts-, Berichtigungs-, Loeschungsverfahren
Antragsmethode, Kontaktstelle - 7. Cookies und Webanalyse
Verwendete Tools, Opt-out-Moeglichkeiten
Entwurf mit AI erstellen
Mit ChatGPT u.a. koennen Sie einen Entwurf der Datenschutzerklaerung erstellen. Passen Sie diesen unbedingt an Ihren Dienst an und pruefen Sie die Konformitaet mit aktuellem Recht.
Reaktion bei Datenlecks
Bei bestimmten Datenlecks besteht eine Meldepflicht an die Aufsichtsbehoerde und eine Benachrichtigungspflicht gegenueber den Betroffenen.
Faelle mit Melde-/Benachrichtigungspflicht
- - Leak besonders sensibler Daten (Gesundheitsdaten, strafrechtliche Daten)
- - Leak mit Gefahr finanziellen Schadens (Kreditkartendaten)
- - Gefahr missbaeuchlicher Nutzung
- - Leak personenbezogener Daten von mehr als einer bestimmten Anzahl Personen
Vorgehensweise bei Datenleck
Sofortmassnahmen
Schadensausweitung verhindern, Beweise sichern, Untersuchung einleiten
Erstmeldung (innerhalb von 72 Stunden)
Erstmeldung an die Datenschutzaufsichtsbehoerde
Benachrichtigung der Betroffenen
Betroffene Personen ueber das Datenleck informieren
Vollstaendiger Bericht
Detaillierte Untersuchungsergebnisse und Praeventionsmassnahmen an Behoerde melden
Hinweise bei internationalen Kunden
Bei Diensten mit internationalem Zugriff oder Geschaeften mit auslaendischen Kunden sind neben deutschem Recht auch internationale Vorschriften zu beachten.
DSGVO (EU)
Bei Verarbeitung personenbezogener Daten von EU-Buergern gilt die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
- - Ausdrueckliche Einwilligung einholen
- - Recht auf Datenportabilitaet
- - Recht auf Vergessenwerden
- - Hohe Bussgelder bei Verstoessen
CCPA (USA/Kalifornien)
Bei Verarbeitung personenbezogener Daten von Einwohnern Kaliforniens kann der CCPA gelten.
- - Opt-out fuer Datenverkauf
- - Bearbeitung von Auskunftsanfragen
- - Bearbeitung von Loeschanfragen
Praktischer Tipp: Bei geplanter internationaler Expansion ist es einfacher, von Anfang an DSGVO-konform zu arbeiten, als spaeter anzupassen.
Haeufig gestellte Fragen
Fallen Visitenkarten-Informationen unter den Datenschutz?
Ja, Informationen auf Visitenkarten sind personenbezogene Daten. Wenn Sie sie jedoch nur zu sozialen Zwecken persoenlich aufbewahren, entstehen keine Datenschutzpflichten. Bei Eintragung in Kundenlisten fuer Vertriebszwecke gelten die Vorschriften.
Ist die Nutzung von Google Analytics problematisch?
Google Analytics verwendet anonymisierte Daten, aber es empfiehlt sich, die Verwendung von Cookies und IP-Adressen in der Datenschutzerklaerung zu erlaeutern. Bei GA4 werden IP-Adressen nicht mehr gespeichert.
Was muss ich beim Newsletter-Versand beachten?
Neben dem Datenschutz muss auch das Telemediengesetz beachtet werden. Der Versand erfordert vorherige Einwilligung (Double-Opt-in), eine Abmeldefunktion (Opt-out) und Absenderinformationen muessen angegeben werden.
Wie gehe ich mit Kundendaten bei Auftragsarbeiten um?
Als Auftragsverarbeiter muessen Sie unter Aufsicht des Auftraggebers angemessene Sicherheitsmassnahmen treffen. Regeln Sie die Handhabung im Vertrag und schliessen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab.
Zusammenfassung: Datenschutz als Vertrauensgrundlage
Datenschutz ist nicht nur eine rechtliche Pflicht, sondern auch die Grundlage fuer Kundenvertrauen. Mit angemessenen Massnahmen koennen Sie Ihr Geschaeft sicher betreiben.
Kernpunkte dieses Artikels
- - Datenschutzrecht gilt auch fuer Einzelunternehmer und Freiberufler
- - Zweckangabe, Sicherheitsmassnahmen, Einschraenkung der Weitergabe sind Grundlagen
- - Datenschutzerklaerung ist Pflicht
- - Bei Datenlecks bestehen Melde- und Benachrichtigungspflichten
- - Bei internationalen Kunden auch DSGVO usw. beachten